オフィスの移転準備について知りたい!〜準備のポイントと注意点〜

一般家庭と違い仕事の現場であるオフィスの移転は大変です。さまざまな手配が必要なので計画的に行う必要があります。そこで、これからオフィスの移転を控えどんな準備をすればいいのかとお悩みの方に向け大切なポイントをご紹介しましょう。

  1. オフィス移転の準備
  2. オフィス移転の注意点
  3. 不用品の処分方法
  4. まとめ

1.オフィス移転の準備

移転は、個人宅でも準備や手配に追われるものです。

ましてや、仕事の現場であるオフィスの移転は人数も荷物も多いので大変でしょう。

仕事に支障をきたすことなく、スムーズに移転するには事前にきちんと計画を立ててから行うことが大切です。

どのような準備をすれば、トラブルなく順調に移転を行えるのでしょうか。

1-1.レイアウト計画を立てる

移転先が決定したら、最初に決めておきたいのが新しいオフィス内のレイアウトです。

移転してから「失敗した」とならないように、慎重に考えてください。

どのようなレイアウトがいいのかは、オフィスの規模・構造・スタッフの人数・業務内容などによって異なります。

そこで、一番肝心なのは、オフィススタッフや来客などの動線を意識してレイアウトを組むことなのです。

また、ごちゃつかないスマートな配線や、書類や資料などの効率的な収納を重視することも大切でしょう。

1-2.電気や通信の変更

移転の前に、電話やインターネット接続業者などへの移転手続きが必要になります。

電話番号が変わる場合には、取引先などに事前に連絡することも大切です。

インターネットの接続は、プロバイダーを変更しない場合でも移転の3〜4か月前には手続きしてください。

1-3.リース品の移動手続き

コピー機やパソコン、周辺機器などをリースしている場合には、移転日が決まったら早めにリース会社に移動の手続きをしてください。

1-4.今のビルと移転先ビルへの届け出

新しいオフィスへの入居にあたり、配線などの工事が必要な場合があります。ビル側に工事届を提出してください。

また、引っ越し作業をする場合、引っ越し作業届の提出が必要なときもあります。

どのような届け出が必要なのか、早めに確認してください。

また、パーティション工事の際には所轄の消防署への届出も必要です。

1-5.各届け出も忘れずに

オフィス移転に伴う届け出を提出する先は以下の通りです。

法務局/登記所・税務署・都道府県税事務所・社会保険事務所・労働基準監督署など。

移転に伴い、ただちに提出しなければならない届け出もあるので、期限を確認して計画的に行ってください。

1-6.移転の挨拶状や社内印刷物の手配

新しいオフィスが決まりしだい、取引先への移転挨拶状を作成してください。

住所や電話番号が変わるために、名刺や封筒、便せんなどの社内印刷物も新しくする必要があります。

移転直後は何かと忙しいので前もって忘れずに手配をしておきましょう。

1-7.郵便局で転送手続きを

移転通知を関係各位に送っても、移転してからしばらくは古いオフィスのほうにも郵便物が届くでしょう。

郵便局で、新しい住所への移転手続きを忘れずに行ってください。

1-8.計画表の作成を

移転先のオフィスで複数の工事が必要な場合があります。

日程が決まったら、工事内容・日時・施工会社などの詳細を書いた工程表を作り進行管理してください。

工事のときには、会社側の人間がオフィスを開け閉めしなければならないので担当者も決めましょう。

1-9.原状回復工事の手配

古いオフィスを賃貸しで借りていた場合は、原状回復工事を行い入居前の状態に戻す義務があります。

原状回復工事は、貸し主指定の業者が行うことがほとんどのようです。

契約満了までに終了する必要があるので、工事期間がどれくらいかかるかはビルの管理会社やオーナーなどに確認してください。

たとえば、賃貸し契約満了が9月で原状回復工事に1か月かかる場合は、オフィスが使用できるのは「8月まで」となるのです。

原状回復工事の内容や期間、費用などは、オフィスを使用していた年数や汚れ・破損などの状況によっても異なります。

2.オフィス移転の注意点

オフィス移転で気を付けたい注意点をご紹介しましょう。

2-1.移転前にオフィスの断捨離を

移転先にすべての荷物を運ぼうとするのはやめましょう。

長年使っていたオフィスでは、数多くの不用品がたまっているはずです。

できるだけ不用品を処分したほうが引っ越し作業も楽になります。

個々のデスク・書類棚・本棚など中の不用なモノを捨てるだけではなく、古くなったオフィス家具やオフィス用品なども思いきって処分しましょう。

2-2.不要になった書類の処分

移転を機に、古い機密書類を処分することも多いでしょう。

大切な企業情報が漏れないように処分することが大切です。

書類が大量にある場合は、シュレッダー処分や溶解処分を業者に依頼したほうがよいでしょう。

引っ越し前に済ませるためにも早めに依頼してください。

2-2.オフィスレイアウト図に番号をふる

オフィスレイアウト図が完成したら、図面上の書類棚やキャビネット、デスクなどに番号を書き込みます。

それらと同じ番号を書いたステッカーを、実物の棚やデスクにも貼りましょう。

また、棚やキャビネットに入っていた中身を入れたダンボールにも同じ番号を貼ります。

上記のように、レイアウト図・オフィス家具・中身に同じ番号を付けることで移転先でも混乱することなく運ぶことができるのです。

3.不用品の処分方法

オフィスの移転を機に断捨離を行うと、大量の不用品が出ます。

それらはどのように処分すればいいのでしょうか。

3-1.リサイクルショップに売る

まだ使用できるオフィス家具・冷蔵庫・テレビなどは、近所にリサイクルショップがあれば売却してはいかがでしょうか。

状態のいいモノや未使用のモノなどは、高い値段で買い取ってくれることもあります。

3-2.ガレージセールで売却する

もし、オフィスに駐車場があればガレージセールを開催するのもいいでしょう。

不用になった雑誌や書籍、オフィス用品や文房具、商品在庫などに格安セール価格を付けて並べてみましょう。

ご近所の人や通行人が買ってくれることもあります。

3-3.不用品回収・買い取り業者に依頼する

オフィスの不用品のほかにも、大量のゴミなどがあり処分に困っている場合には、プロの不用品回収・買い取り業者に依頼するのがおすすめです。

買い取れるモノがあれば買い取ってもらえ、買い取り不可能なモノでもまるごと回収してくれます。

オフィスの移転は、何日も会社を休業するわけにはいかないためにできるだけ時間をかけたくないものです。

専門業者に依頼すれば、不用になったオフィス家具や在庫、粗大ゴミなどの買い取りと回収を一度に行ってもらえるので時間も手間もはぶけます。

専門業者はたくさんありますが、以下のようなことに気を付けて依頼してください。

  • 会社のHPに住所や電話番号などを明記している。
  • 不用品の回収処分や買い取り業務の許可番号を取得している。
  • 見積もりが無料で、無料出張査定サービスも行っている。
  • 対応が早い。
  • 自分たちのオフィスがある地域に対応しているか。

実績のある業者を選ぶようにしてください。

4.まとめ

一般家庭の引っ越しと違って、オフィスの移転は大変です。

取引先やお客さまへの移転案内・官公庁への届け出・工事の手配・引っ越し業者への依頼・新オフィスのレイアウト決定などやることはたくさんあります。

そこで、ここでは…

  1. オフィス移転の準備
  2. オフィス移転の注意点
  3. 不用品の処分方法

について、ご紹介しました。

スムーズにオフィスの移転を済ませるためには、何よりも計画と段取りが大切です。

上記で挙げたような内容を念頭に、自分たちのオフィスに合った方法で計画を立ててください。

オフィスの移転は大変ですが、断捨離のチャンスでもあります。

きれいに片付いた新しいオフィスなら、仕事もはかどるでしょう。