事務所・オフィスの整理整頓術が知りたい！ 不用品の処分方法とは？
「事務所を整理したいけれど、時間がない」「整理しようとしてもうまくいかない」など、事務所の整理整頓で悩んでいる方は多いでしょう。事務所の中には、外部に流出してはいけない書類が置かれているはずです。中途半端な状態で整理すると、流出するおそれがあります。また、大量にある不用品の処分にも頭を抱えてしまうものです。そこで、本記事では、事務所の整理整頓や方法・アイデアやコツ・不用品処分について説明します。
この記事を読むことで、事務所の整理整頓をスムーズに行うために必要な知識を身につけることができます。オフィスの整理を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
1．事務所の整理整頓について
事務所・オフィスの整理整頓は、大きなメリットを生み出すきっかけになります。スムーズに整理をすすめるためにも、主なメリットや目的・整理整頓の悩みごとについて詳しくチェックしておきましょう。
1-1．整理整頓のメリット・目的
事務所やオフィスが片づいていないと、どこに何があるのか分からなくなりますよね。すぐにチェックしなければならない書類も、探すのに時間と手間がかかるでしょう。しかし、きちんと整理整頓をしておけば、探す時間と手間を省くことができ、仕事の効率アップにもつながるのです。また、キレイな環境だと、従業員のモチベーションが上がり、外部の人にも好印象を与えることができます。整理整頓は、仕事の効率だけでなく、取り引きや交渉にも大きなメリットをもたらすのです。
1-2．整理整頓の悩みごと
整理整頓を始める際、いろいろな問題や悩みごとが出てきます。たとえば、書類の多さです。顧客情報や資料など、さまざまな内容の書類をたくさん抱えていることでしょう。整理整頓をしている途中でも、書類は増え続け、必要なものと要らないものが混ざってしまいます。また、重要な書類は、会社のルールに従って保管・処分しなければなりません。さらに、収納が少ないこともよくある問題点です。事務所・オフィス自体の収納スペースが限られている場合は、優先順序を決めて収納することが大切なポイントとなります。収納スペースに見合った方法で整理していかなければなりませんね。
2．事務所の整理整頓の方法
それでは、実際に事務所の整理整頓はどのようにすれば良いのでしょうか。
2-1．最初にすべきこと
まずは、整理する場所にあるすべてのものを出してください。たとえば、オフィスの机を整理する場合は、引き出しの中に入っているものすべてを別の場所に全部出してしまいましょう。引き出しにものが入ったままの状態では、全体のものの量が把握できません。すべてのものを把握することで、要らないものと要るものに分けることができます。基本動作は、出す→分ける→減らす→しまうの順です。
2-2．奥行き・収納スペースのサイズを測る
奥行きや収納スペースのサイズを測り、明確に知ることも大切です。きちんとサイズを測定しておけば、そのスペースに置ける棚や書庫をスムーズに選ぶことができます。特に、書類の収納に使用するキャビネットや書庫などは、スペースに置けるかどうか確認しておきましょう。
2-3．不要なものを処分する
整理整頓の基本となる仕分けが終わったら、要らないものを処分してください。使えなくなったものはその時点で捨てたほうが良いでしょう。すぐに行動しなければ、せっかく片づけたオフィスが再びもので埋まってしまいます。ただし、不要なものの中にはまだ使えるものがあると思うので、管理部門に戻したり、売ったり、譲ったりするなど処分方法にも工夫が必要です。
2-4．置き場所・ルールを決める
必要なものを再び収納する場合は、置き場所を決めてください。細かく決める必要はありませんので、文房具は机の上、書類はキャビネットの中など、大まかに決めるだけでOKです。特に、整理整頓が苦手な人は、置き場所を細かく考えて時間がかかり、逆に乱雑になる可能性があります。大まかな置き場所を決めた後、「使用した後はもとの場所に戻す」というルールを徹底しましょう。きちんともとの場所に戻す動作をマスターすれば、キレイな事務所が維持できます。
2-5．そのほか
整理整頓は習慣づけが大切です。「整理したから大丈夫！」と、そこで片づけが終わるわけではありません。ものを減らし、正しく配置し、キレイな状態をキープし続けて、やっと整理整頓ができたと言えます。習慣づけるコツは、1日1か所を整理整頓をすることです。10～15分だけでも良いので、少しずつ整頓してください。そうすれば、徐々に習慣づけることができ、オフィスもキレイな状態がキープできます。
2-6．注意点
整理整頓で要るものと要らないものに仕分ける際、「まだ使うかもしれない」「使うときがやってくるかも」と、今使っていないものを残す方がいます。仕分けを行うときは、「1か月以内に使ったか」を基準に考えてください。1か月以上使用していないものは、使わない可能性が高いからです。保管していてもスペースが無駄になるため、思いきって捨てたほうがキレイになりますよ。
3．事務所の整理整頓～アイデアやコツ
スムーズに事務所の整理ができるように、アイデアとコツを紹介します。
3-1．書類
乱雑に保管してはいけない重要書類から、不要な書類、今使っている書類など、区別しなければなりません。そこで、おすすめしたいアイテムがフォルダーです。たとえば、書類の大きさに合わせてフォルダーに統一し、年度や内容ごとに分けてファイリングをしてください。やりかけの未処理文書などは、すぐに取り出せるようにマチがついているフォルダーを使うと良いでしょう。ファイリングをしっかりしておけば、書類の整理も簡単です。
3-2．私物
お菓子などの私物は、デスクの中引き出しに保管するのがベストです。中引き出しに書類を重ねて入れる方が多いですが、横に重ねると取り出しにくくなります。基本は、B5よりも小さめの小物類を保管してください。ただし、小物類はすぐにゴチャゴチャしやすいため、上から見て何がどこにあるか一目で分かり、簡単に取り出せる工夫が必要です。仕切り板や小さめのボックスを入れて、種類ごとに区別しておくと良いでしょう。
3-3．維持し続けるコツ
キレイな状態を維持し続けるコツは、定期的に片づけるサイクルをつくることです。できれば、出社・退社時に、デスクやオフィスを見渡して汚くなっている場所を整理したほうが良いでしょう。忙しい時期は、なかなか片づける時間がないと思いますが、1日10～15分だけでも気を配ることで、清潔かつ仕事環境が快適な場所になります。いつもよりも、整理整頓に意識を向けて仕事をしてみてください。
3-4．収納術
上手に収納するためには、アイテムの活用が効果的です。たとえば、ファイルスタンドや小物入れ・引き出しトレー・ドリンクホルダー・収納ボックス・机上台などがあります。これらのアイテムを活用しながら、グループごとに分けて整理してください。デスクが狭く、収納スペースがない場合は、マグネットポケットを使用して壁面収納をすると良いでしょう。アイデアや工夫によって、収納スペースをつくることができます。
3-5．そのほか
デスクの下に、資料を入れた段ボールや私物を置いていませんか？ 基本的に、デスクの下はゴミ箱以外に何も置かないことがベストです。また、デスクの上は、パソコンやメモ帳・必要な書類など最低限のものを置いてください。デスクが散らかっているほど仕事効率が悪くなってしまいます。ほかにも、小引き出しは文具類、中引き出しはお菓子や辞書・CDなどのメディア類、大引き出しは書類専用とグループに分けておくと、整理しやすくなるでしょう。
4．事務所の整理整頓～不用品処分
整理で要らなくなったものは、どのように処分すれば良いのでしょうか。処分するものの事例や処分する場所・不用品回収業者について説明します。
4-1．処分するものの実例
オフィス・事務所の移転や大掃除には、家具やOA機器・機密メディア・古紙・パソコンなどの不用品がたくさん出てくるでしょう。不用品が大量にあると、処分にも困ってしまいますよね。また、オフィス家具の多くが産業廃棄物に分類されるので、一般のゴミ捨て場で処分できません。きちんと知識を身につけておかなければ、不法投棄やトラブルになる可能性もあるため、処分方法を把握しておきましょう。
4-2．どこへ処分するか
それでは、オフィスから出た不用品はどこへ処分すれば良いのでしょうか。
4-2-1．ゴミで出す
オフィスから出るゴミは、事業系一般廃棄物と産業廃棄物に分けることができます。産業廃棄物は金属くずが含まれているもので、金属製のデスクやロッカー・パーティションなどです。産業廃棄物は認定事業者で回収してもらうことになりますが、事業系一般廃棄物は自治体の条例で処分方法が決まっているところがあります。事業系一般廃棄物は、産業廃棄物に指定されたゴミ以外を指しているため、ホームページなどで確認をして条例に従って処分してください。
4-2-2．回収業者に依頼する
ほとんどのオフィス・事務所が、不用品処分の際は回収業者に依頼しています。なぜなら、産業廃棄物は自治体で処分できないからです。回収業者に依頼すれば、1度にまとめて処分できます。回収業者がオフィスにやってきてくれるため、自分たちで運搬する必要もありません。ただし、処分費用がかかりますので、見積もり内容を細部まで確認しておきましょう。
4-2-3．リサイクルをする
まだ、使用できるものを処分するのはもったいないですよね。使えるものは、後輩に譲る・管理部門に持ち込む・リサイクルをするなどの方法が選択できます。回収業者の中には、回収と同時に買い取りを行っているところもあるので、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。買い取りサービスを利用すれば、処分費用も節約できて一石二鳥です。
4-3．不用品回収業者の選び方
不用品回収業者選びで悩んだときは、以下のポイントに注目してください。
- オフィス用品の回収だけでなく、買い取りを行っている
- 丁寧かつスピーディーな対応
- 見積もり内容が細かく記載されている
- 24時間無料見積もりを行っている
- 都道府県から許可を取得している
- 年中無休・即日対応が可能
4-4．注意点
「回収後、不法投棄されていた」「見積もり内容とは異なる料金を請求された」など、業者との間でトラブルが相次いでいます。トラブルにならないためには、慎重に業者を選ばなければなりません。複数の業者を比較したり、口コミや評判をチェックしたりしてみてください。
5．事務所の整理整頓に関してよくある質問
事務所の整理整頓に関してよくある質問を5つピックアップしてみました。
Q．オフィスで置き場所を決めるコツとは？
A．用途・使用頻度で分けることです。よく使うものは近くに、使用頻度の高い順に取りやすい場所で保管しておきましょう。できれば、最小限の動作で手に取れるような配置が好ましいです。特に、デスクの上は、一目で見て何がどこにあるのか分かりやすい配置を心がけてください。
Q．デスクの上がすぐに汚くなる…対策を知りたい！
A．デスクの上は、すぐに散らかりやすくなる傾向があります。何度整理してもキレイにならないときは、置き場所が悪い証拠です。デスクの左部分は常に使う電話帳やメモ帳、右部分は一時的な仮置き場所に、手前部分は作業スペースとして広くキープしてください。自分からの距離と使う頻度を踏まえた上で、3つのゾーンに区別しておけばキレイなデスクが維持できます。
Q．どんなものが買い取り対象になるのか？
A．基本的に、壊れていないもの・正常に使えるもの・キレイなもの(新品状態に近いもの)が買い取り対象となります。逆に、壊れていて汚れがひどいものは、ほとんどの店舗で買い取ってもらえません。
Q．トラブルになったときはどうすべきか？
A．もし、業者との間でトラブルになったときは、すぐに国民生活センターか、または消費者センターに相談してください。時間をおかずに相談したほうが、スムーズに解決できるでしょう。
まとめ
いかがでしたか？ オフィスは書類や資料などが増え続けるため、常に整理整頓を心がけておかなければ汚い環境になってしまいます。特に、デスクの上は作業効率に悪影響を与えるため、自分自身で整理整頓を習慣化づけなければなりません。1日10～15分だけでも良いので、キレイにすることを心がけていきましょう。また、オフィスで出た不用品は事業系一般廃棄物か、産業廃棄物に分類されます。認定事業者に依頼して処分しなければならないため、業者選びのポイントをきちんと押さえておきましょう。事前に、知識を深めておけば、スムーズに整理整頓・不用品の処分ができます。
