デスク・オフィスの片付け方法を解説。整理整頓をうまく行うコツも紹介

デスクの上は常に散らかっていて、まずは作業場所を作り出さないと仕事ができない。こんな人はいませんか? 散らかったデスクで仕事をしていると、効率も悪くなります。また、デスクが散らかっている人が多ければ、オフィス事態も雑然としがちです。仕事で必要なものがすぐに取り出せないデスクやオフィスでは、仕事もうまくいかなくなるかもしれません。といっても、チリひとつないようにオフィスやデスクを片付ける必要はないのです。

今回は、仕事の効率が上がるオフィスやデスクの片付け方を紹介しましょう。

  1. デスク・オフィスの片付けや整理整頓の必要性
  2. デスク・オフィスの片付けの基本
  3. デスク・オフィスの片付けの手順について
  4. オフィスから出た不用品の処分方法
  5. デスク・オフィスの片付けに関するよくある質問

この記事を読めば、仕事と片付けを両立するコツもよく分かります。デスクやオフィスが雑然として悩んでいるという人は、ぜひ読んでみてくださいね。

1.デスク・オフィスの片付けや整理整頓の必要性

はじめに、デスク・オフィスを整理整頓する重要性やメリットを紹介します。

1-1.散らかったデスク・オフィスは仕事の効率を下げる

散らかったデスクで仕事をすると、ものが行方不明になりがちです。必要なものがすぐに取り出せないと、仕事の効率は上がりません。オフィスも同じです。探しものをするたびに従業員の仕事の手が止まっては、集中力も途切れやすくなってしまうでしょう。

1-2.散らかったオフィスやデスクは印象が悪い

オフィスには、社員だけでなく取引先の人や、顧客も訪れます。散らかったオフィスやデスクでは、会社の印象も下がりがちです。

1-3.オフィスやデスクの片付けが難しい理由

オフィスやデスクの片付けが難しいのは、主に以下のような理由があります。

  • 仕事が忙しく、片付けをする時間が取れない
  • 個人では、必要な書類と不要な書類の区別がつけられない
  • オフィスの収納スペースが足りない
  • 片付けに対する個人の意識がバラバラで、すぐに散らかす人がいる

2.デスク・オフィスの片付けの基本

この項では、オフィスの片付けの基本を紹介します。

2-1.デスク・オフィスを片付ける目的

デスク・オフィスの片付けは、「仕事をしやすい環境」を作るために行います。無駄なものを一切排除する「断捨離」を行う必要はありません。また、ものを極力もたない「ミニマリスト」を目指す必要もないのです。デスクは自分が仕事がしやすいように、オフィスは従業員全員が仕事をしやすいように整理しましょう。

2-2.会社全体でルールを決める

片付けをする際、大切なのは不要なものを捨てることです。しかし、従業員の間で捨てる基準がバラバラだと何を捨ててよいか、判断することができません。そこで、会社全体で書類の保管期限などのルールを決めましょう。そうすれば、片付けもスムーズに行えます。

2-3.コクヨ式整理術などを参考にする

人によって、整理されたデスクやオフィスのイメージは異なります。そこで、トヨタ式・コクヨ式などの片付け術を参考にしてみるのも1つの方法です。両方ともムック本などが発売されており、たくさんのオフィスや家庭で実践されています。片付け方が具体的に提示されれば、実践もしやすいでしょう。なお、トヨタ式はものの住所を決め、ものの所在地を明らかにすることにより片付けやすい環境を作ります。どちらかといえば、オフィスの片付けに取り入れたい方法です。一方、コクヨ式は文房具メーカーらしく、仕事がはかどるデスクの片付け術などに特化しています。ですから、両方の方式のよいとこどりをしてみてもいいでしょう。

2-4.一度に片付けを行わない

オフィスやデスクの片付けを、1度に行えば仕事が滞ってしまいます。たとえば、朝礼時間の10分を片付けの時間にあてるなどして、1か所ずつ片付けを行っていきましょう。時間が区切られていれば、集中力も持続します。

3.デスク・オフィスの片付けの手順について

この項では、デスクやオフィスの片付け方の方法や手順を紹介します。

3-1.不要なものを減らす

片付けの第1歩は、不要なものを捨てることです。保管期限が過ぎた書類など、捨てていいものは積極的に処分しましょう。「いつか使うかもしれないが、当面必要ない」という書類は、デジタル化して保管しておけば場所も取りません。模型などがある場合は、写真にとっておきましょう。そうすれば、収納スペースにも余裕が出ます。

3-2.デスクの引き出しの中身は全部出して片付ける

デスクの引き出しは、不要なものをつめこんでブラックボックス化しやすいものです。そこで、まず引き出しの中身を全部出して、不要なものと必要なものを分けましょう。私物が多すぎる場合は、必要なもの以外は持って帰ってください。また、引き出しは文房具類・書類など目的別に分類し、ものをつめこみすぎないようにしましょう。収納量の7割程度にものを入れるのが理想です。

3-3.デスクの上は必要なものを置く

デスクの上は、電話だけにする必要はありません。仕事で必要な書類や文房具などをまとめて置いておきましょう。ただし、乱雑に放り出しておいてはいけません。たとえば、書類は目的別に色を変えたクリアファイルに収納し、書類立てに入れておけば見た目もすっきりします。文房具もトレーなどにひとまとめにしておきましょう。そうすれば、片付けも楽です。

3-4.キャビネットは1段に1種類だけものを入れる

オフィスのキャビネットに何でもかんでも備品をつめこめば、どこに何が入っているか分からなくなります。書類なら書類だけ、備品なら備品だけをいれるようにしましょう。たとえば、キャビネットの上3段は書類、下2段は備品というルールを徹底すれば、どこに何が入っているか分からなくなることはありません。

3-5.小物を活用する

引き出しの区切りや、整理ボックスなど小物類を活用しましょう。引き出しやキャビネットなど収納スペースが大きいものは、無造作にものをつめこんでしまいがちです。ですから、整理ボックスに一度収納してから、キャビネットにしまうなどしてください。ボックスにラベリングすれば、どこに何が入っているか分からなくなることもありません。

3-6.私物の持ち込みにもルールを設ける

今は、私物をデスクに置いて仕事の効率を高めるというひとも珍しくありません。しかし、際限なく私物を置けば、デスクやオフィスが雑然としてしまいます。持ち込める私物の量は会社のルールとして決めましょう。また、食べ物・飲み物の保管場所も決めてください。そうすれば、清潔です。

4.オフィスから出た不用品の処分方法

この項では、オフィスから出た不用品の処分方法を紹介します。

4-1.処分に困りがちな不用品とは?

デスクやキャビネットなど、一般家庭では「粗大ゴミ」に分類されるものは、現在会社が契約している産廃業者では回収してくれない、というケースもあります。また、社外秘の書類なども処分方法に悩みやすいでしょう。

4-2.不用品回収業者に依頼してみよう

オフィス用品の回収を行っている業者に依頼すれば、大型の不用品も1度に片付けることができます。また、社外秘など外部に流出しては困る書類専用の回収サービスもあるので、利用してみてください。まだ使える不用品は、売却できることもあるでしょう。不用品回収業者は、サイトを作っていることも多いので、インターネットを利用して探すと便利です。

4-3.業者の選び方

オフィス用品を回収してくれる業者はたくさんありますが、見積もりがしっかりとしていて対応が丁寧な業者を選びましょう。見積もりがいいかげんだったり、従業員の態度が悪かったりする業者は仕事の態度もいいかげんなことが多いのです。また、機密書類の処分を依頼する業者は、実績があり評判がよいところを利用しましょう。

5.デスク・オフィスの片付けに関するよくある質問

この項では、デスク・オフィスの片付けに関するよくある質問を紹介します。

Q.取っておく資料や書類が多く、どうしても片付かない場合はどうしたらいいでしょうか?
A.オフィスのキャパシティを超えている場合は、引っ越しを検討するかトランクルームなど書類を保管する新しい場所を借りるのがおすすめです。

Q.片付けに積極的な人と消極的な人がいて、片付けが進みません。
A.まず、積極的な人のデスクだけでも片付けましょう。仕事の効率が上がれば片付けや整理のメリットが分かります。

Q.片付けをしてもすぐに散らかってしまう場合は、どうしたらいいでしょうか?
A.ものの置き場所を決め、使ったら絶対にそこに片付けるように徹底しましょう。

Q.整理整頓に必要な小物は、自分で買うべきですか?
A.オフィス全体で使う場合は、経費で買いましょう。私的な整理で使うならば、手持ちのものを使ってかまいません。

Q.パソコンの中も整理した方がいいでしょうか?
A.もちろんです。すでに使わないファイルやテキストは一か所にまとめ、時期が来たら削除しましょう。データがたまりすぎていると、パソコンも重くなります。

まとめ

いかがでしたか? 今回はデスク・オフィスの片付け方や整理整頓の方法を紹介しました。引き出し1つずつでも片付けていけば、やがてデスク全体が片付きます。始業前、昼休み中など隙間時間を利用して片付けを進めていきましょう。