機密書類の処分にお悩みの方へ!〜安全に処分する方法と注意点〜

機密書類大切な情報が詰まっている機密書類は、保存はもちろんのこと処分に頭を悩ませてしまいます。情報が他人にもれることなく安全に処分するにはどのような方法があるのでしょうか?処分にお悩みの方に向け、方法と注意点をご紹介します。

目次

  1. 機密書類を処分するときの注意点
  2. 機密書類を処分する方法
  3. まとめ

1.機密書類を処分するときの注意点

大きい企業から小さな個人事務所まで、職種や規模に関係なくどこでも機密書類を扱っているものです。

パソコンやインターネットが普及している現代では、機密事項はほとんどデータ化していますが、まだまだ紙の書類は使用されています。

情報の漏えいと聞くと、デジタルデータが思い浮かびますが、紙の書類からの漏えいも少なくないのです。

そこで、機密書類をしっかりと管理することはどこの会社でも最重要事項となっています。

さらに、管理だけではなく機密書類は安全に処分することも大切です。

うっかり他人に大切な情報が盗まれないようにするには、どのようなことに注意して処分すればよいのでしょうか。

1-1.社員の不注意や過失に気をつける

基本的に機密書類は、内容や存在を知っている人が少なければ少ないほど情報漏えいを防げます。

そのためには、書類の処分を外部に委託せずに少人数の社員だけで処分するのが理想です。

しかしながら、実際には、社内で厳しい処分基準を設けていないために、思わぬ過失や不注意で情報が漏えいすることも少なくありません。

統計によると、機密文書の処分による漏えい事故・事件の70%は、社内に問題があったとの結果がでています。

また、「後でまとめて処分すればいいや」と、社員がシュレッダーの横に機密書類を積み重ねたまま、処分を忘れてしまったというケースもあるのです。

社内で、機密文書の処分に関する処理基準を徹底するように注意しましょう。

1-2.日常業務に支障をきたさないようにする

機密書類を処分するには、以下のような手間がかかります。

  • 書類の再確認…処分する書類のなかに、うっかり必要な書類が紛れ込んでいることは少なくありません。処分する前に一度すべて目をとおし、本当に処分していい書類なのかチェックが必要になります。
  • ホチキスの芯やクリップを外す…シュレッダーにかけるためには、ホチキスの芯やクリップは外さなければなりません。クリップは、エコや節約のためにも集めて再利用する会社も多いようです。
  • 数枚ずつシュレッダーにかける…シュレッダーが詰まらないように、少しずつ処分します。

以上のように、機密書類の処分には手間も時間もかかります。

そのために、つい後でやろうと放置し、ためこんでしまう人が多いのです。

枚数が多ければ多いほど時間がかかり、日常業務に支障をきたすこともあります。

不要になった機密書類はためこまず、こまめに処分するように注意してください。

1-3.不要な機密書類の保管管理を徹底する

会社はさまざま人が訪れる場所です。

情報が外部から訪れた人に目にふれないよう、不要な機密書類はシュレッダーの横などに積み重ねたままにしないでください。

保管場所を定め、処分するまではカギをかけるなど、きちんと管理することが大切でしょう。

2.機密書類を処分する方法

機密書類を安全に処分するには、どのような方法がよいのでしょうか。

現代では、大切な機密書類を破ってそのままゴミ箱に捨てたり、燃やしたりして処分している会社はほとんどないといえます。

機密書類を処分するには、社内で行う方法と、専門業者に委託する方法の2種類があるのです。

それぞれに特徴があるので、ご紹介しましょう。

2-1.社内で処分する方法

〜シュレッダーで処分する方法〜

会社の業種や規模に関係なく、機密書類を処分する場合はシュレッダーを使用するのが一般的です。

書類は手で破いたり、裂いたりするだけでは、破片をつなぎ合わせられてしまいます。

シュレッダーは、細く切り刻むので、書類に書いてある文章や数字を読みとることはほとんど不可能でしょう。

最新のシュレッダーは、紙の書類を切り刻むだけではなくCDやDVDなどのメディアを処分できる製品もあります。

企業向けの製品は、最大投入枚数が150枚できるタイプや、2ミリの幅まで裁断できるタイプなど、高性能な製品が次々と登場しているようです。

シュレッダーは、高機能になればなるほど、値段は高額になります。

しかしながら、処理の速さや機密を守る能力を考え、高性能シュレッダーをそろえる会社も増えているようです。

  • メリット…シュレッダーを使い、社内で機密情報を処分する方法は、他社に委託せず社内の人間だけで処理するために安心感があるのが一番のメリットでしょう。さらに、費用もシュレッダーの購入費だけで済み、いつでも使用できるので手軽です。
  • デメリット…シュレッダーにかけたりゴミを捨てたりなどの手間や時間がかかることや、社員によるミスなどのリスクがあるのがデメリットでしょう。

2-2.外部に処分を委託する方法

〜出張シュレッダーサービス〜

強力なカッティング能力のある大型シュレッダーをトラックに搭載した業者がお客さまの会社に出向き、スピーディーな裁断を行うサービスです。

  • メリット…処理作業には、社員立ち会いのもと目の前で裁断するので安心です。超高速で処理するので時間もかかりません。また、裁断後の書類は業者が持ち帰り、製紙原料として再利用されるので環境にやさしいのもメリットでしょう。
  • デメリット…トラックを止めて作業を行うため、広い駐車場が必要です。また、作業当日の天候も気を配らなければなりません。小口の処理はかなり高額になるのもネックでしょう。

〜専門工場裁断サービス〜

専門の処理工場を持つ業者が、ダンボールにこん包された機密書類を回収して処理するサービスです。

  • メリット…ほかの業者に処理を委託することなく、回収から処理まで一貫してひとつの会社で行うので安全で確実だといわれています。電話でオーダーすれば回収にくるので、定期的に利用している会社もあるようです。
  • デメリット…処理は一貫してひとつの会社で行われるため、設備・運搬方法・社員教育などセキュリティを徹底している会社を選ぶ必要があります。

〜溶解処理サービス〜

溶解処理サービスとは、業者がダンボールに入った機密書類を会社から回収し、そのまま開封をすることなく「溶解処理」をするサービスです。

  • メリット…機密を保ったまますべての情報を処分できます。さらに、処分後の紙はリサイクル可能です。また、バインダーやファイルに閉じたまま、クリップやホチキスでとめたままでも回収OKという業者もいます。
  • デメリット…セキュリティレベルや価格など、業者によってばらつきが大きいので下調べが必要です。また、回収業者と処理業者が異なることが多く、セキュリティーレベルはほかと比較すると低くなります。

〜不用品回収・買い取り業者に依頼〜

オフィス用品からゴミまで一気に引き受けてくれる不用品回収・買い取り業者に依頼する方法です。

  • メリット…社内でシュレッダー処理したゴミが大量にあり、運ぶのが大変なときに便利です。シュレッダーゴミだけではなく、オフィスでいらなくなった家具や道具、事務用品などをまとめて一気に処分できるのもメリットでしょう。特に年末の大掃除やオフィスの引っ越しのときにはおすすめです。対応エリアであれば、無料で出張査定を行ってくれる業者もいます。
  • デメリット…業者のなかには住所不定の悪徳業者もいます。事前にホームページで会社の所在地・電話番号・メールアドレスなどを確認しましょう。実績があり事前に無料見積もりを行っている業者を選んでください。

3.まとめ

いかがでしたか?

会社の機密書類の処分は、頭を悩ませる問題です。

どんな方法が一番いいのかと迷っている方に向けて、以下のような情報をまとめてみました。

  1. 機密書類を処分するときの注意点
  2. 機密書類を処分する方法

ひとくちに機密書類といっても、内容の重要度や処分に求めるセキュリティーの高さ、分量などは大きく異なるでしょう。

機密書類の処分を外部業者に委託するときには、それぞれの特徴を把握して、自社に一番合った方法を選んでください。